Le site web,
et toute la gestion
de la fromagerie
Chez Terres Numériques, nous réalisons des sites web, mais pas que. À la Fromagerie des Loubes, nous mettons en place un système de gestion complet avec le logiciel Odoo. Le site, la comptabilité et la fabrication sont déjà en place ; nous travaillons maintenant sur la gestion des livraisons et le contrôle de gestion.
Le but : un seul outil, où l'information circule d'elle-même
La Fromagerie des Loubes fabrique des fromages de chèvre au lait cru à Montignargues, dans le Gard, avec le lait de ses éleveurs partenaires. Elle les vend dans son magasin et sur ses tournées de livraison.
Le projet vise à réunir tout ce travail dans Odoo : ce qu’un atelier saisit, l’atelier suivant le retrouve. L’enjeu : ne plus recopier la même information sur plusieurs fiches, cahiers ou fichiers Excel, ne plus courir après un papier, alléger la charge mentale. L’outil est pensé d’abord pour ceux qui s’en servent chaque jour, ensuite pour les tableaux de bord de la direction.
Quatre critères de réussite, posés dès le lancement :
- Une seule saisie.
- Aucun indicateur existant perdu.
- Une saisie rapide, grâce aux codes-barres.
- Un passage fluide entre le papier et l’ordinateur.
Partir du travail réel, avancer atelier par atelier
Avant de paramétrer quoi que ce soit, nous avons observé le travail sur place et recueilli les besoins du terrain. Nous partons de l’existant, sans tout réinventer, et adaptons l’outil aux façons de faire des équipes. Nous montrons régulièrement où en est le travail, les équipes testent, puis viennent la formation et le suivi. Chacun est invité à proposer ses idées en chemin.
Le site : toutes les informations pour acheter
Déjà en place
Horaires, accès, moyens de paiement, passage des tournées : beaucoup de clients appelaient la fromagerie pour ces informations. L’objectif posé au lancement : qu’un client trouve sur le site tout ce qu’il faut pour acheter, au magasin ou sur les tournées, et que la fromagerie puisse l’y renvoyer. Le site présente aussi l’histoire de la fromagerie et ses produits.
Une carte des tournées, tenue à jour par la fromagerie
- Le visiteur indique sa commune ou son adresse.
- La carte lui montre le point de livraison le plus proche, son jour et son heure de passage, le minimum de commande et jusqu’à quand commander.
- Le client commande ensuite par téléphone ou par SMS : le site ne prend pas de commande en ligne.
Parmi les prochaines étapes : la gestion des commandes et des tournées dans Odoo
La fromagerie tient ses points à jour dans Google My Maps ; nous avons développé l’interface de recherche qui les présente sur le site Odoo. Quand un point change, la fromagerie le modifie sur sa carte, et le site suit sans passer par nous.
La comptabilité : moins de doubles saisies
Déjà en place
Les factures fournisseurs sont saisies dans Odoo, et non plus dans un logiciel comptable à part et des fichiers Excel. Les données ne risquent plus de se perdre dans un fichier ou sur une clé USB.
Le plan comptable est adapté à la fromagerie. La comptabilité analytique se fait désormais en interne : chaque achat est affecté au bon compte de charges et au bon centre de coût. Pendant la transition, nous travaillons avec le cabinet comptable de la fromagerie.
La fabrication : tracée de la réception au lot fabriqué
Déjà en place
Chaque lot fabriqué peut être relié aux matières premières qui le composent, avec un scan à chaque étape. Ce qui est suivi dans Odoo :
- À la réception : l’agréage des matières premières et leurs numéros de lot, dont celui du producteur.
- En fabrication : les lots de fabrication, les étiquettes et la consommation des ingrédients (sel, ferments).
- En stock : les quantités par salle et à l’entrée en affinage, avec des sorties qui suivent les dates de péremption.
Les contrôles qualité sont enregistrés dans le même outil.
Un projet encore en cours
Prochaines étapes
Le déploiement continue, atelier par atelier, avec deux chantiers en cours.
La gestion des commandes et des tournées
Les tournées fonctionnent déjà, et les clients commandent par téléphone ou par SMS. Ce qui va rejoindre Odoo : leurs commandes, les tournées de livraison, les encaissements et la facturation.
Le contrôle de gestion
Il réunira les données de toutes les étapes : indicateurs, marges par canal de vente et par produit, rendement de production. L’objectif : une comptabilité en temps réel, alimentée par ce qui se fait à chaque poste, de la réception à la vente.
Également prévus : la caisse du magasin et le conditionnement, du lot fabriqué à l’unité vendue.
Les gains du système complet sont donc encore à venir. Nous préférons les mesurer avant d’en parler.
Un site web, ou toute votre gestion ?
Dans les deux cas, nous partons de votre façon de travailler.
Terres Numériques met en place Odoo pour les entreprises agricoles et agroalimentaires qui transforment et vendent. Nous venons du monde agricole : quand vous parlez d’agréage, de lots ou d’affinage, nous savons de quoi il s’agit.
Et dans votre fromagerie ?
Informer vos clients, tracer vos lots, tenir vos comptes à jour : chaque fromagerie a ses priorités, et les vôtres ne sont pas forcément celles des Loubes. Parlons de votre activité.