Que ce soit le chef de chantier, les prestataires, le maître d'œuvre ou le commanditaire. Chacun a ses intérêts et ses actions à mener.
Ne pas coordonner cette multitude d'acteurs c'est potentiellement mettre en péril le chantier.
Le rapport de visite de chantier est un des outils permettant à toutes les parties prenantes d'un chantier de s'y retrouver de façon claire, logique et intuitive afin d'assurer la bonne gestion du chantier.
Cet article vous guide pas à pas pour structurer efficacement vos rapports de visite, tout en proposant une ouverture sur des outils numériques modernes pour gagner en temps lors de la rédaction de ces derniers.
✅ Quels sont les objectifs d'un rapport de visite de chantier?
Un rapport de visite de chantier est un document qui consigne les observations et décisions prises lors d'une visite avec les différents acteurs. Ses objectifs sont essentiels pour éviter des problèmes majeurs :
- Suivre l'avancement des travaux 🕦
- Objectif : Évaluer la progression globale et par lot
- Sans suivi : Perte de visibilité sur l'état réel du chantier à un instant T
- Gérer les problèmes 😡
- Objectif : Lister les points à résoudre avec responsables et délais
- Sans gestion : Oublis d'interventions critiques et retards en cascade
- Tracer les décisions 🤝
- Objectif : Documenter clairement les choix validés
- Sans trace : Confusion et désaccords sur les décisions prises
- Protection juridique ⚖️
- Objectif : Servir de preuve en cas de litige
- Sans protection : Conflits basés sur les interprétations personnelles
- Pilotage de chantier 🏗️
- Objectif : Base de travail pour maître d'œuvre et commanditaire
- Sans pilotage : Désorganisation et perte de contrôle du projet
En lisant ces dernières lignes, vous devez vous dire que pour éviter tous ces problèmes ce fameux rapport doit être aussi détaillé et pointu qu'un manuel d'un avion Airbus! ✈️
Nous vous rassurons, ce n'est pas le cas. Mais cela n'enlève pas le fait que ce document doit en effet être le plus précis tout en restant exhaustif faute de quoi on peut se retrouver dans les situations citées ci-dessus.
D'où l'importance de bien le préparer, réaliser et transmettre.
🧩 Préparation du rapport de visite
Avant la visite, vous pouvez préparer ces quelques éléments pour gagner du temps le jour J :
- ✅ Identifiez les objectifs principaux de la visite, comme évaluer l'avancement des travaux ou valider une étape spécifique
- ✅ Préparez une checklist pour structurer votre visite. Cette liste peut inclure les points critiques à vérifier (fondations, réseaux, finitions)
- ✅ Consultez les plans et documents nécessaires pour anticiper les zones sensibles et les éventuelles difficultés sur le terrain
- ✅ Prévoyez également d'apporter des équipements (smartphone 🤳, appareil photo 📷) pour capturer des photos 🖼️ ou vidéos 📹 sur site. Il n'y a rien de mieux qu'une photo pour "graver dans le marbre" l'état d'un élément du chantier à un instant T. Les mots ont toujours leur interprétation. Les photos bien moins!
Conseils pratiques :
- Préparez ces informations à tête reposée avant de vous rendre à la réunion. Cela peut même vous permettre de contacter les personnes qui vont faire la visite avec vous pour leur demander si ils ont besoin de voir quelque chose.
- Faites la checklist sur un cahier ou outil numérique dédié à ces visites.
Une fois que tous ces éléments prêts vous pourrez réaliser sereinement la visite.
📅 Visite le jour J : Collecte des informations
La visite terrain, c'est le moment de collecter toutes les informations nécessaires à votre rapport.
Que faut-il faire concrètement ?
Documentation sur site :
- Prenez des photos de chaque point important. Les photos sont la meilleure façon de montrer l'état d'avancement (les mots sont interprétables, les photos moins).
- Notez systématiquement vos observations. Un bon carnet de notes ou une bonne application mobile vous évitera les oublis.
- Faites les relevés et mesures nécessaires pour valider la conformité des travaux.
Échanges avec les équipes :
- Discutez avec les chefs d'équipe de l'avancement et des difficultés.
- Consultez les compagnons sur les aspects techniques.
- Notez les besoins spécifiques remontés par les intervenants.
Points de contrôle :
- Vérifiez la correspondance entre réalisation et plans.
- Examinez les jonctions entre les différents lots.
- Revérifiez les points sensibles identifiés lors de la visite précédente.
Gestion des imprévus :
- Documentez les écarts par rapport au planning initial.
- Photographiez les situations qui nécessitent une attention particulière.
- Notez les solutions proposées par les équipes.
📝 Rédaction du rapport : Quels éléments mettre?
Les visites peuvent être denses avec de multiples échanges. Assez ironiquement le rapport doit lui suivre une structure claire permettant d'augmenter l'efficacité de son utilisation.
Voici les chapitres/sections et les informations qui doivent s'y retrouver* :
Informations générales de la visite
- Identification complète du projet
- Date/Heure
- Numéro de dossier
- Client
- Nom du chantier
- Météo lors de la visite (La météo peut influencer des délais, par exemple une coulée de béton sera sensible aux grands froids).
Participants et entreprises associées
- Liste des présents/absents avec entreprises associées
Important : Noter les absences peut expliquer des retards ou reports de décisions
État d'avancement par lot (plomberie, démolition, menuiserie...)
- Identification du lot
- Nom du lot (Lot démolition, menuiserie, plomberie...)
- Entreprise en charge du lot
- Progression des tâches (éventuellement avec un pourcentage d'avancement)
- Des photos peuvent aider à objectiver l'évaluation de l'état d'avancement.
- Points bloquants identifiés (retards, mauvaise évaluation initiale...)
- Impact sur le délai (permet aux éventuelles personnes en attente de la réalisation de prendre leurs dispositions)
- Interfaces entre lots éventuels pour fluidifier le déroulé du chantier.
Points clé :
- Les photos 🖼️ sont un vrai plus dans l'évaluation de l'état d'avancement d'une tâche. Encore une fois les mots sont interprétables, les images moins.
- Les interfaces entre corps de métier sont souvent sources de litiges, prendre le temps de s'attarder sur ces points peut aider à diminuer les frictions et assurer le respect des délais.
Points de vigilance
- Liste synthétique des évènements marquants où des tâches à considérer (peut-être le mettre au tout début celui-là). Par exemple météo capricieuse, retard de livraison d'un lot etc...
Actions à mener
- Liste des actions avec pour chacune d'elles :
- Tâche/action à réaliser
- Entreprise responsable
- Délai (Date ou Date/Heure)
Date de la prochaine réunion (optionnel)
Permet de donner rendez-vous à toutes les personnes qui seront destinatrices de la réunion (pas forcément celles présentes durant la visite).
Avec ces éléments vous aurez alors un rapport à la fois exhaustif, concis et précis. Prêt à être envoyé!
*Nous précisons qu'il s'agit d'un exemple d'éléments à fournir dans un rapport issu d'une synthèse de plusieurs manières de rédiger. Notre proposition n'est pas absolue et véridique. Chaque entreprise peut avoir des fonctionnements différents selon leur système qualité, structuration juridique des contrats de chantier...
Circuit de validation et diffusion
Une fois rédigé le rapport devra être transmis aux personnes concernées (que ce soit les personnes présentes durant la visite ou les personnes chargées de suivre le chantier).
Deux méthodes possibles :
- Diffusion et validation post-visite
- CR envoyé par mail sous 24h
- Délai de contestation : 48h
- Sans retour = validation tacite
- Diffusion finale après validation
- Diffusion post-visite MAIS Validation sur site
- Signature électronique immédiate
- Annotation des réserves en direct
- Diffusion instantanée ou dans les heures qui suivent la visite
Conseil pratique : La validation sur site évite les allers-retours et sécurise juridiquement le document. En ce sens des outils numérique de suivi de chantier sont plus intéressants pour gagner du temps.
📑 Exemple de rapport de visite de chantier
Peut-être qu'il est compliqué de saisir à quoi peut ressembler ce document en sortie de visite.
Une image vaut mille mots. Voici un exemple de rapport de visite de chantier qui suit les recommandations de cet article (celui là il est un peu spécial il a été généré automatiquement en PDF en sortie de visite par l'outil Kizeo Forms) :
Le cas d'usage de cet exemple :
Le chantier concerne la rénovation des sanitaires de l'école maternelle Les Petits Pas. Les travaux comprennent la démolition des anciens équipements, la réfection complète des réseaux d'eau et d'électricité, la pose de nouvelles cloisons et la mise en place de sanitaires adaptés aux enfants. Le planning est serré avec une livraison prévue pour la rentrée du 10 février. Cinq entreprises interviennent en coordination : démolition, plomberie, électricité, menuiserie et carrelage. Des contraintes météorologiques (températures négatives) impactent actuellement le chantier.
Ce cas d'usage est fictif mais inspiré d'autres chantiers.
🏃♂️➡️ Optimiser Votre Processus de rapport de visite
La digitalisation du secteur du BTP offre aujourd'hui de nouvelles opportunités pour gagner en efficacité.
Alors que la rédaction traditionnelle d'un rapport peut prendre plusieurs heures 🕐, les solutions numériques modernes permettent de :
- Saisir les informations directement sur le terrain
- Intégrer automatiquement photos et annotations
- Générer des rapports standardisés en quelques clics
- Diffuser instantanément les rapports aux parties prenantes
- Assurer un archivage sécurisé et conforme aux obligations légales
Passez au Numérique
Durant tout l'article, je vous ai montré un exemple de rapport que l'on peut obtenir avec l'outil Kizeo Forms. C'est un outil qui propose :
- Des modèles préétablis personnalisables
- Une interface de saisie mobile adaptée au terrain
- La possibilité de travailler hors connexion
- Un système de validation automatisé
Mais tous ces aspects, j'en parle dans un article plus détaillé.