Les fiches de ronde de sécurité... Encore de la paperasse me direz-vous 👀 (et c'est vrai, c'est du papier). Mais c'est aussi la meilleure mémoire qui peut exister pour se souvenir de qui a été vu, entendu, vérifié et fait lors d'une ronde de sécurité.
D'un côté on a donc un outil qui permet de vérifier, voire même de se protéger en cas de litige. Mais de l'autre côté on a ce temps à passer à ne pas faire un job de sécurité mais juste de la rédaction. Est-ce que les deux aspects sont irréconciliables? Pas forcément.
La fiche de ronde de sécurité est un exercice important qui si il est bien maitrisé peut être optimisé voire même automatisé.
Dans cet article nous allons donc voir :
- ✅ Quel est le processus autour d'une fiche de ronde
- ✅ Comment remplir une fiche de ronde (forme, contenu et astuces)
- ✅ Un exemple et modèles de fiche de ronde
- ✅Comment le numérique peut faire gagner du temps à la rédaction de cette dernière.
🔄 Le processus de la fiche de ronde : de sa création à son exploitation
La fiche de ronde s'inscrit dans un processus complet qui commence bien avant la réalisation de la ronde elle-même.
Elle peut être préparée en amont par un responsable qui définit les points de contrôle stratégiques et, dans le cas des systèmes numériques, installe éventuellement des tags NFC (contrôleur de ronde ou application mobile) pour valider le passage à des endroits précis. ✅
Sur le terrain, l'agent effectue sa ronde en suivant l'itinéraire prévu, valide chaque point de contrôle, documente ses observations avec des commentaires et des photos si nécessaire.📸 🖼️
Une fois la ronde terminée, il transmet la fiche complétée à sa hiérarchie pour validation et analyse, ce qui peut déclencher diverses actions correctives selon les anomalies constatées.
Enfin, la fiche est archivée dans un système sécurisé, constituant ainsi une trace officielle pouvant servir de preuve en cas de litige ou d'incident ultérieur. 👨⚖️
🏗️ Les informations à mettre dans une fiche de ronde
La fiche de ronde de sécurité découle directement du déroulé de la ronde de sécurité :
- Arpentage d'un parcours préalablement établi ou choisi par le rondeur
- Observer, écouter tout ce qu'il se passe durant le parcours et qui mérite une notation
- Tester les éventuels équipements à vérifier (fermeture des fenêtres, portes...)
- Eventuellement badger/pointer des points de contrôle grâce à un contrôleur de ronde ou une application de saisie mobile
- Prendre des notes de ce qui est observé, entendu si besoin
- Des photos peuvent accompagner les notes
- Noter les actions effectuées
- Rendre un compte rendu de ronde sous forme de fiche
Le contexte de la ronde et son contenu vont servir de base de rédaction pour la fiche de ronde de sécurité.
L'identification de la ronde
Première étape de la rédaction de la fiche de ronde : l'identification.
Rien de très sorcier, il s'agit d'inscrire sur la fiche les éléments qui permettront à posteriori de retrouver la bonne fiche (en cas de litige, de doute etc...)
- Nom et localisation du site sur lequel la ronde a eu lieu
- Date et heure de début de ronde
- Nom et Prénom de l'agent qui a réalisé la ronde (Si vous avez des systèmes de badge, contrôleur ou application mobile, vous pouvez également rajouter l'identifiant unique de l'agent/système)
Les points de contrôle
Certaines rondes de sécurité peuvent avoir un parcours préétablie (ronde de routine, volonté d'être sûr que l'agent ou l'agente de sécurité ne loupe pas un point de contrôle).
Dans ce cas, la fiche de ronde est déjà pré-complétée avec les points de contrôle. Cela peut-être :
- Des accès à contrôler
- Des équipements de sécurité à vérifier (bonne activation des alarmes, présence des extincteurs...)
- Des zones critiques à inspecter/vérifier
- Repérage de dysfonctionnement technique d'éléments
Il faudra alors, durant la ronde, noter :
- Marquer comme vérifié le point de contrôle
- Marquer l'heure de passage
- Noter toute observation (qu'elle soit positive ou négative)
- Eventuellement accompagner la validation de passage d'une photo
Les observations
Même si la fiche de ronde peut avoir un parcours pré-établi, rien n'est jamais prévisible à 100%. C'est pourquoi la fiche de ronde peut contenir d'autres observations non prévues initialement (et heureusement!). Aussi une fiche de ronde peut-être exclusivement basée sur du contenu non issu d'un parcours pré-établi.
Ces observations peuvent être :
- Des anomalies
- Des points d'attention ou d'interrogation
Pour ces observations il faudra noter :
- Heure de l'observation
- Détail de l'observation sous forme de texte
- Eventuellement une photo pour accompagner
Les actions
Il se peut que durant la ronde l'agent de sécurité doit intervenir (par exemple fermer une porte, éteindre un équipement, sécuriser une zone etc...). La fiche de ronde peut aider à tracer qui a fait quoi, pourquoi et quand. C'est pour cela que dans la fiche vous pouvez rajouter :
- Une note décrivant l'action effectuée
- Lieu de l'action
- Raison qui a amenée à faire l'action
- Date et heure de l'action
- Eventuellement accompagner l'action d'une photo si besoin.
La validation
Cette étape clôture la fiche de ronde. Il s'agit de marquer la ronde comme clôturée avec ces éléments
- La signature : qu'elle soit électronique ou manuscrite, elle engage la responsabilité de l'agent
- L'horaire de fin : il permet de connaître la durée totale de la ronde et peut être important pour l'analyse des procédures
- La transmission : les informations destinées à l'équipe suivante assurent la continuité de la surveillance
Dans certains cas il peut y avoir un circuit de validation. C'est à dire que la fiche de ronde doit être validée par un ou une responsable. Dans ce cas il faudra rajouter sur la fiche :
- Le nom et prénom de la personne qui a validé la fiche
- Date et heure de la validation
📑 Exemple de fiche de ronde de sécurité
Une image vaut mille mots. Vous trouverez ci-dessous une fiche de ronde de sécurité générée automatiquement depuis le terrain grâce à l'outil Kizeo Forms mais aussi avec d'autres technologies...
Ce cas fictif, créé uniquement à des fins d'illustration pour l'article, met en scène une ronde de fermeture dans un centre commercial imaginaire.
Durant cette ronde, l'agent a rencontré quatre situations notables qui illustrent parfaitement les types d'anomalies qu'un professionnel peut détecter : un dysfonctionnement d'équipement de sécurité (barre anti-panique défectueuse), un risque potentiel pour l'infrastructure (fuite d'eau au plafond), et une situation suspecte nécessitant surveillance (véhicule abandonné depuis plusieurs jours). Chaque situation a déclenché une réponse appropriée, démontrant la valeur d'une ronde bien exécutée dans la prévention des risques et la protection des biens et des personnes.
D'ailleurs il est à noter que cette fiche réalisée avec Kizeo Forms utilise également des tags NFC placés sur le parcours de ronde permettant :
- Valider physiquement qu'un point de contrôle (si on ne touche pas le tag NFC, pas de point de contrôle)
- Saisir automatiquement dans Kizeo Forms et donc dans la fiche :
- le code du TagNFC
- le nom du point de contrôle
- la date et heure de passage
🔝 Conclusion
La fiche de ronde de sécurité est un outil essentiel qui dépasse le simple cadre administratif. Elle documente l'état d'un site, anticipe les risques et constitue une preuve juridique en cas d'incident. Ou tout simplement permet de lever des doutes 🤷♂️ sur des évènements passés.
Des solutions numériques comme Kizeo Forms et les tags NFC modernisent cette pratique en améliorant la fiabilité tout en réduisant le temps consacré aux tâches administratives. Cela permet aux agents de se concentrer sur leur mission principale : la sécurisation des lieux. 🔒
L'efficacité d'une fiche repose sur l'équilibre entre exhaustivité et simplicité d'utilisation. Trop complexe, elle décourage les agents; trop simple, elle omet des informations vitales. Son adaptation aux spécificités de chaque site et de chaque entreprise reste donc primordiale.
En définitive, la valeur d'une fiche de ronde provient de la rigueur de son exécution et de son exploitation. Elle reste un pilier indispensable dans tout dispositif de sécurité professionnel, alliant praticité opérationnelle et protection juridique.