Pourquoi Excel freine la modernisation du conseil agricole/viticole (et comment s’en débarrasser) ?

Tout commence avec une promesse

Depuis des années on nous rabâche les oreilles avec "le numérique c'est l'assurance de la productivité". Il est vrai que quand on voit la vitesse à laquelle on peut s'échanger des informations on peut légitimement se dire que dans les métiers de conseil terrain on doit forcément avoir des outils qui fonctionnent du feu de dieux. Qui nous font gagner du temps!

Pourtant quand on regarde ce qu'il se passe dans les structures de conseil viticole/agricole la réalité est tout autre : On est très loin d'un numérique efficace.

Les raisons sont multiples, mais de mon passé dans l'amélioration des processus métier par le numérique, j'en vois une : Microsoft Excel.

Pourquoi Excel serait ce coupable idéal? Si il est coupable qu'avons nous à notre disposition pour enfin atteindre cette productivité promise par le numérique?

Creusons la chose...

Accusé Excel, levez vous !

Si je vous demande de me citer UN logiciel incontournable dans le monde professionnel, la majorité d'entre vous me répondra probablement : Excel. C'est un outil universel, utilisé dans tous les secteurs, de la comptabilité à l'agriculture. Et pour cause : Excel est une véritable boîte à outils. Il permet de créer des tableaux de données, de réaliser des calculs complexes, de générer des graphiques, voire d'automatiser certaines tâches grâce à des macros. Sa polyvalence est impressionnante et, avouons le, très séduisante.

Mais c'est précisément cette polyvalence qui pose problème dans des environnements où la rigueur et l'efficacité sont essentielles, comme dans le conseil agronomique. Excel donne l'illusion qu'il peut tout faire : collecte, traitement, analyse, stockage, archivage… Pourtant, à mesure que les besoins se complexifient et que les données s'accumulent, cet outil devient une source de frustration et de gaspillage de temps.

Dans le conseil agronomique, chaque conseiller ou conseillère construit souvent ses propres fichiers Excel. Ce bricolage individuel peut sembler pratique au départ : un tableau par client, des formules pour les calculs, quelques macros pour automatiser ici ou là. Mais rapidement, cette personnalisation excessive devient un frein :

• Les fichiers sont rarement standardisés, ce qui rend leur partage ou leur consolidation presque impossible.
• Les tâches répétitives (création de tableaux, ressaisie des données) s'accumulent, multipliant les erreurs et les pertes de temps.
• Chaque conseiller passe un temps précieux à maintenir et corriger ses outils, plutôt qu'à se concentrer sur son cœur de métier : le conseil et l’accompagnement des vignerons.

En réalité, Excel n’est pas conçu pour gérer des processus métier complexes ni pour répondre aux besoins d’une équipe. Son rôle dans ces contextes va à l’encontre des bonnes pratiques de gestion des données et de productivité collective. Alors, pourquoi continuons nous à nous en servir comme s’il était la solution ultime ? Peut-être parce qu’on n’a pas encore pris conscience des alternatives…

Quelles solutions pour dépasser Excel ?

Si Excel est devenu un incontournable dans le monde du conseil, il est aussi source de nombreuses frustrations. Sa flexibilité se retourne contre nous lorsque nos besoins évoluent vers des processus métier plus complexes. Mais alors, quelles sont les alternatives ? Comment moderniser nos outils tout en restant pragmatiques ?

Voici quelques pistes qui peuvent vous aider à structurer vos pratiques et à gagner en efficacité. Mais attention : chaque solution a aussi ses limites…

1. Les bases de données : une organisation plus structurée

Passer à une base de données comme Airtable ou Baserow peut sembler être une évolution naturelle pour remplacer Excel. Ces outils permettent de structurer les données, d'éviter les doublons, et de centraliser les informations pour les rendre accessibles à tous.

Problèmes soulevés :

• Courbe d’apprentissage : La mise en place d’une base de données nécessite souvent des compétences techniques que tout le monde ne possède pas.
• Rigidité : Une fois la structure définie, elle est difficile à adapter sans perturber les workflows.
• Manque de mobilité : Ces outils sont peu adaptés pour une utilisation sur le terrain, où vous devez saisir des données directement.

2. Les outils de Business Intelligence : des analyses puissantes

Des solutions comme Power BI ou Tableau permettent de transformer vos données en tableaux de bord dynamiques, en identifiant rapidement des tendances ou des anomalies. Elles offrent des capacités d’analyse bien supérieures à Excel.

Problèmes soulevés :

• Complexité : Configurer des tableaux de bord peut être intimidant pour des conseillers non formés à ces outils.
• Dépendance aux données pré-structurées : Ces outils brillent lorsqu’ils analysent des données déjà nettoyées et centralisées, mais ils ne gèrent pas la collecte ou le traitement des données brutes.
• Usage limité sur le terrain : Ils sont principalement pensés pour des analyses de bureau, non pour un usage mobile ou terrain.

3. Les logiciels métier

Ce constat de perte de productivité des conseillers terrain a bien été identifié par les fournisseurs de logiciels agricoles. On peut citer Smag Expert, de SMAG, MesParcelles du réseau des Chambres d'Agriculture voire même Geofolia d'ISAGRI qui proposent tous des intégrations au sein des structures de conseil. Ces outils sont souvent pré-configurés pour le contexte agricole et peuvent être promesse d'efficacité dans la mise en place. Mais de ma petite expérience les utilisateurs sont souvent mitigés à leur propos :

• Coût à la mise en place qui peut être élevé
• Degrés de personnalisation souvent limités aux capacités technologique de l'outil
• Difficulté de l'appropriation de ces outils par les utilisateurs qui s'en remettent très souvent à un Service Après Vente souvent saturé

4. Kizeo Forms : la solution pour tout rassembler

J'ai passé plusieurs années à chercher la solutions idéale, à tester les services citées ci-dessus, à challenger les process métiers... Aucuns ne répondait complètement aux besoins spécifiques des conseillers. Trop complexe, trop cher, peu personnalisable, pas assez de fonctionnalités... Puis un jour des collègues en oenologie m'ont fait savoir qu'ils utilisaient une petite application développée par une start-up Avignonnaise, et que je devrais peut-être y jeter un coup d'oeil : Kizeo Forms.

Pourquoi Kizeo Forms se distinguerait des autres solutions ?

• L'outil a été pensé pour le terrain : On saisie les données directement sur un smartphone ou sur une tablette, même sans connexion Internet. Les formulaires de saisie sont conçus pour un usage mobile et s’adaptent parfaitement à la réalité du travail en extérieur.
• Une personnalisation complète : J'ai pu créer des formulaires sur mesure pour les visites des conseillers, en incluant des champs spécifiques comme l’état sanitaire des vignes, des photos, des relevés GPS, ou même des signatures.
• Des automatisations qui font gagner du temps : Après chaque visite, les données saisies peuvent être exportées/envoyées sous forme de rapports professionnels et complètement personnalisés. J'étais étonné des possibilités de l'outil!
• Intégration avec vos outils existants : Grâce à son API, Kizeo Forms peut s’interfacer avec des bases de données, des CRM, ou des outils BI, permettant d'aller plus loin dans l'analyse des données. On en reparlera un jour.
• Réduction des erreurs et des tâches répétitives : Une fois le formulaire configuré, j'ai clairement vu une baisse des erreurs de saisie ou de non conformités de bulletins de conseil. Tout cela en gagnant du temps.

Bon je vend cet outil comme étant miraculeux, mais son implémentation est loin de relever du miracle.

La conclusion : un numérique enfin au service du conseil ?

Si Excel a permis de poser les bases de la gestion numérique, son usage excessif a aussi freiné la modernisation des processus dans le conseil agricole/viticole. Les outils spécialisés comme les bases de données, les plateformes BI, ou les CRM apportent des réponses partielles, mais manquent souvent d’adaptabilité pour les réalités du terrain.

Avec Kizeo Forms, on se retrouve avec une solution capable de s'adapter pour les besoins du conseil et capable de transformer les pratiques en profondeur :

• Gain en productivité.
• Standardisation des processus.
• Libération du temps pour ce qui compte vraiment : accompagner les vignerons dans leurs décisions stratégiques.

De mon conseil et de mon expérience, il s'agit d'un outil avec un haut de degré de réponse aux besoins des professionnels et à moindre frais. Mais il reste tout de même un outil numérique, qui doit être déployé en mode projet.