Est-ce que Kizeo Forms est un outil facile à mettre en place ? (Spoiler : Non, mais...)

Dans un monde où les solutions no-code gagnent en popularité pour leur rapidité de déploiement et leur accessibilité, une leçon fondamentale se dégage : un outil no-code reste un projet informatique à part entière. 

J'ai pu témoigner de cette expérience auprès d'un séminaire sur le no-code la Chaire AgroTIC (merci à eux pour cette opportunité 🫸🫷)

Je vous laisse découvrir ce témoignage vidéo illustrant parfaitement comment la mise en place de Kizeo Forms a transformé des processus métiers complexes - mais pas sans défis. 💪

(Pour ceux qui souhaitant plutôt lire, il y a un résumé après la vidéo ⬇️)

🎢 Kizeo Forms : promesses et réalité

Kizeo Forms est selon moi l'un des meilleurs outils disponibles sur le marché pour améliorer la productivité du conseil. Il peut servir dans de nombreux domaines au-delà de l'agriculture : BTP, services de livraison, sécurité, etc.

Il possède plein de fonctionnalités, dont une qui nous intéresse aujourd'hui : la possibilité de générer des comptes rendus de visite suite à la collecte de données faite sur le terrain.

Même si l'outil est plein de promesse, et vous aurez lu le titre, vous vous doutez que déployer un outil, aussi simple soit-il, n'est jamais facile. Découvrons pourquoi à travers l'expérience vécue au sein du groupe ICV.

ℹ️ Un peu de contexte

Il y a trois ans, au sein du Groupe ICV, j'étais confronté à un défi très courant dans de nombreuses entreprises mais avec ses spécificités au conseil agricole : des conseillers et conseillères ont fait remonter qu'ils ou elles passaient trop de temps le soir à rédiger les comptes rendus de leurs visites. Quand on creusait, la majorité des processus métier du conseil étaient structurés autour de fichiers Excel, de cahiers papier etc... Des outils bien familiers mais un frein à la productivité et à la collaboration à mesure que l'équipe de conseil se développait. 

Deuxième bémol, ce conseil viticole est indépendant et donc touche à la préconisation de produit phyto-sanitaires. Ce qui nécessite une certification CertiPhyto. Cette certification rend obligatoire certains aspects des livrables du conseil (comme les comptes-rendus de visite). Par exemple il y a obligation de renseigner le numéro d'agrément CertiPhyto, de renseigner un certains nombre de caractéristiques des produits phytosanitaires préconisés (CMR, CEPP...).

Quand on est un deux ou trois conseillers ou conseillères, on peut demander à quelqu'un de l'équipe de vérifier si toutes les productions sont conformes. Mais à cinq, dix ou quinze conseillers ou conseillères cela devient complètement contre-productif de chercher à vérifier le travail de tout le monde.

Bref, des outils en place peu performants pour les conseillers et des nuits blanches pour les personnes chargées de vérifier la conformité CertiPhyto.

C’est dans ce contexte qu'une recherche de solutions a été menée pour essayer de  réduire ce temps de travail tout en assurant la productivité. Après avoir épluché les logiciels métiers, contacté des entreprises de développement, nous sommes penchés sur des outils no-code. 

Définition outils no-code : Les outils no-code permettent de créer des applications ou d'automatiser des tâches sans compétences en programmation, grâce à des interfaces visuelles simples, souvent basées sur le glisser-déposer. Ils démocratisent le développement logiciel en le rendant accessible à tous et accélèrent la réalisation de projets digitaux.

Sources : IBM, Journal du Net.

Parmi tout cet écosystème nous nous sommes arrêtés sur Kizeo Forms. Et si la promesse de déploiement rapide, flexible et abordable semblait séduisante, nous avons appris une leçon cruciale : no-code ne veut pas dire no-project.

🪤 Le piège de la simplicité apparente

Lorsqu’on entend parler d'outils no-code, on pense souvent à une solution magique : quelques glisser-déposer dans une interface conviviale, et voilà un outil fonctionnel prêt à révolutionner nos processus métiers. Pourtant, la réalité est souvent plus complexe.

Lors de notre première tentative de déploiement de Kizeo Forms en 2021, nous avons constaté que, malgré une adoption initiale prometteuse, seulement 35 % des consultants ont réellement utilisé l'outil au quotidien. 

Pourquoi ? 

Parce que nous avions sous-estimé plusieurs aspects fondamentaux :

1. Les pratiques métiers variées : Chaque consultant avait ses propres habitudes de travail, et un formulaire générique ne répondait pas à tous leurs besoins. Nous n’avions pas suffisamment investi de temps pour écouter ces besoins spécifiques et ajuster l’outil en conséquence.
2. Le manque de tests utilisateurs : L’outil, bien que fonctionnel, présentait des petits défauts ou des incompatibilités dans certaines situations qui rendaient son adoption laborieuse.
3. L’absence d’accompagnement au changement : Nous n’avions pas pris en compte le besoin d'accompagner les utilisateurs dans leur transition, que ce soit pour les aider à surmonter des difficultés techniques ou simplement pour les former efficacement.

Le projet avait été mené par une personne seule, dont ce n'était pas du tout sa mission principale. Ce qui a engendré un sous investissement en temps sur un projet qui est quand même ultra-transformateur des pratiques de conseil. Dit comme ça, cela parait bête, mais à l'époque ce n'était pas encore évident.

🔐 La clé du succès : une approche projet

Fort de cette première expérience, nous avons abordé la version 2 en 2022 avec une approche radicalement différente. Déjà le choix a été fait de mettre une personne quasiment à temps plein sur tout le projet. Et quand je dis tout le projet c'est du début à la fin, pas que le développement de l'outil.

Voici les étapes clés qui ont permis de transformer un échec partiel en une réussite complète, avec un taux d’adoption atteignant 100 % :

1. Créer un groupe de travail 👥 : Nous avons réuni des utilisateurs ayant testé la première version, mais aussi ceux qui avaient refusé de l’adopter. L’objectif ? Cartographier leurs pratiques métiers, de la signature du contrat jusqu’à la livraison du rapport final. Cela nous a permis de voir où l'outil avait sa place dans une chaine de conseil.
2. Co-concevoir les formulaires 🤝 : Plutôt que d’imposer une solution, nous avons travaillé main dans la main avec les consultants pour concevoir des formulaires qui correspondaient parfaitement à leurs besoins et à leurs habitudes.
3. Itérer sur les prototypes 🔄 : Chaque formulaire a été testé en conditions réelles, puis ajusté en fonction des retours utilisateurs. Cette approche itérative a permis de résoudre les problèmes en amont, avant le déploiement à grande échelle. C'est aussi là la grande force des outils no-code. On peut en général aller très très vite sur les modifications, le déploiement etc... 
4. Accompagner sur le terrain 🎒 : Deux personnes ont été dédiées à l’accompagnement des consultants, passant au minimum une journée avec eux, en pleine situation de conseil, pour observer leur usage de l’outil et résoudre les problèmes directement sur le terrain. Cette démarche a permis de débloquer des situations parfois incompréhensibles à distance.

⛔️ ✅ No-code : accessible, mais pas no-project

Ce projet a été une leçon précieuse : si les outils no-code permettent effectivement de développer rapidement des solutions fonctionnelles, ils ne dispensent pas d’un travail rigoureux sur la conception, les tests et l’accompagnement au changement. Un outil, aussi simple soit-il, ne devient puissant que lorsqu’il est intégré dans un écosystème pensé et adapté aux utilisateurs.

🛫 Un levier pour de nouvelles opportunités

Aujourd’hui, pour le Groupe ICV, Kizeo Forms n’est plus seulement un outil restreint au conseil agricole/viticole. Grâce à la centralisation et à l’uniformisation des données qu’il permet, il ouvre des perspectives inédites :

• Transformation d'autres secteurs d'activité : Grâce à cette expérience, d'autres secteurs de la société on transformé leurs pratiques grâce à Kizeo Forms pour leur permettre de collecter/centraliser/traiter de la donnée.On peut citer les bons de commande, les collectes de contacts sur des salons professionnels, des calculatrices pour des produits œnologiques (voyez le comme une calculatrice de recette de cuisine qui arrive à prédire la qualité du gâteau à la fin selon les ingrédients mis).
• Valorisation des données : En branchant Kizeo Forms à des outils comme Power BI, nous avons pu agréger les observations terrain en vue de créer des tableaux de bord synthétiques pour donner très rapidement des indicateurs clés du conseil viticole aux clients des conseillers.
• Développement de nouveaux services : L’expertise acquise avec Kizeo Forms a permis de développer un panel de prestations et d'accompagnement pour d'autres structure souhaitant s'équiper de l'outil.

🔝 Conclusion : Kizeo Forms, plus qu’un outil, une méthode

Si Kizeo Forms s’inscrit parfaitement dans la révolution no-code, sa réussite tient avant tout à l’approche projet qui l’a accompagné. La leçon est claire : no-code n’est pas synonyme de no-project. Il faut impérativement :

• Déployer des solutions adaptées au besoins
• Respecter les bonnes pratiques de gestion de projet et de conduite du changement.

En définitive, c'est peut-être là le véritable enseignement de cette expérience : la technologie n'est qu'un moyen, jamais une fin en soi. Ce qui fait la différence, c'est la façon dont elle est mise au service des utilisateurs et intégrée dans leurs pratiques quotidiennes.